Menu
pl pl-PL / en
System zarządzania dokumentacją

System zarządzania dokumentacją jest przeznaczony dla organów i urzędów administracji publicznej oraz dowolnych instytucji i organizacji. Z powodzeniem może być także używany szczególnie przez średnie i duże przedsiębiorstwa, umożliwiając szybki dostęp do wszystkich dokumentów oraz błyskawiczny przepływ dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi.

Kluczowe cechy

System przeznaczony jest do elektronicznej rejestracji każdej dokumentacji: pism wpływających, roboczych, wewnętrznych i wychodzących oraz innych rodzajów dokumentów. Umożliwia ostrzeganie przed powtórnym rejestrowaniem dokumentów o takich samych lub podobnych danych.

Umożliwia kompleksowe postępowanie z dokumentacją, wykonywanie w systemie czynności kancelaryjnych oraz dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw. Dzięki kolorystycznemu oznaczaniu pism i spraw, pozwala na monitoring terminowości ich załatwiania i zabezpiecza przed ich przeterminowaniem.

Dokumentacja w systemie jest klasyfikowana i kwalifikowana zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym na podstawie „Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych” lub innych aktów prawnych wydanych przez instytucje i przedsiębiorstwa. 

Dostęp do wszystkich danych w systemie regulowany jest prawami dostępu – umożliwiającymi obsługę swoich zasobów, zasobów pojedynczej lub kilku komórek organizacyjnych oraz zasobów całego podmiotu. Możliwość zmiany wybranych atrybutów jest także uzależniono od posiadanych uprawnień dotyczących systemu.

System zawiera główne rejestry: pism przychodzących, wychodzących, ogólnych i roboczych oraz spis spraw. Dodatkowo posiada narzędzia do tworzenia struktury organizacyjnej oraz obsługi czasowej absencji pracowników.

W systemie dostępna jest również funkcjonalność parametryzacji wyświetlanego zakresu danych, tworzenia domyślnych filtrów oraz personalizacji ustawień prezentowanych treści.

Korzyści dla klienta
  • zakres metadanych dokumentów i spraw w module zgodny z Instrukcją kancelaryjną
  • zabezpieczenie dokumentów przed zaginięciem
  • automatyczna numeracja dokumentów i spraw oraz nadawanie unikalnych identyfikatorów w systemie
  • automatyczne generowanie metryk spraw na podstawie „Rozporządzenia z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy”
  • m,ożliwość udostępnienia akt sprawy innym komórkom organizacyjnym niż merytoryczna
  • możliwość definiowania ”kontrahentów” poszczególnych użytkowników modułu
  • grupowa i wielopoziomowa dekretacja dokumentów
  • wysyłanie dokumentów wychodzących i wewnętrznych "do wiadomości" pracowników lub komórek organizacyjnych
  • pełna obsługa dokumentu, od jego wpływu (rejestracji) do jego załatwienia
  • proces opiniowania projektów dokumentów (decyzji, umów) przez ich akceptowanie
  • obsługa kodów kreskowych dokumentów (współpraca z czytnikami i drukarkami)
  • przypomnienia na e-mail, dotyczące załatwienia dokumentów
  • natychmiastowe informowanie pracowników o nowych zadaniach
  • rozbudowane mechanizmy filtrowania i wyszukiwania danych
  • możliwość personalizacji wyświetlanych danych
  • wykorzystywanie słowników (klientów, rodzajów dokumentów, typów załączników)
  • historia przeprowadzanych modyfikacji danych zawierająca datę i czas modyfikacji oraz dane operatora